telusur.co.id -PT Pelindo Daya Sejahtera (PDS) menjadi tujuan benchmarking PT Untung Bersama Sejahtera (UBS) Gold terkait penerapan Sistem Pengelolaan Kontrak Digital (E-Contract). Sistem yang dikembangkan sejak 2020 tersebut dinilai mampu mendukung pengelolaan administrasi kontrak kerja bagi lebih dari 18 ribu pegawai yang tersebar di berbagai wilayah operasional perusahaan.
Kunjungan yang berlangsung di Kantor Pusat PDS, Surabaya, itu dilakukan UBS Gold untuk mempelajari implementasi sistem digital yang digunakan dalam pengelolaan kontrak kerja berskala besar.
Assistant Manager Human Capital UBS Gold, Eviana Sukmawati, bersama tim disambut Superintendent Hukum PDS, Achmad Sidik Jamaludin, didampingi jajaran dari fungsi pemasaran, teknologi informasi, dan sumber daya manusia.
Dalam kegiatan tersebut, PDS memaparkan pengalaman selama mengembangkan dan menerapkan sistem E-Contract, mulai dari proses awal implementasi, tantangan yang dihadapi, hingga berbagai penyempurnaan yang dilakukan agar sistem mampu mendukung kebutuhan administrasi perusahaan secara lebih efektif.
Diskusi juga dimanfaatkan kedua perusahaan untuk bertukar pengalaman mengenai pengembangan sistem digital yang diterapkan di lingkungan masing-masing.
UBS Gold memilih PDS sebagai tujuan benchmarking setelah memperoleh rekomendasi dari salah satu rekanan yang mengetahui bahwa PDS telah lebih dahulu menerapkan sistem digital dalam pengelolaan administrasi kontrak kerja dengan skala besar.
Pengalaman tersebut dinilai relevan sebagai referensi dalam pengembangan sistem serupa di lingkungan UBS Gold.
Penerapan E-Contract membawa perubahan signifikan dibandingkan proses administrasi konvensional yang masih mengandalkan dokumen fisik.
Melalui sistem tersebut, proses peninjauan (review) dan persetujuan (approval) kontrak dapat dilakukan secara digital sehingga berlangsung lebih cepat, terdokumentasi, dan mudah dipantau.
Dokumen kontrak juga dapat ditandatangani secara elektronik dengan kekuatan hukum sesuai ketentuan dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Selain itu, sistem mampu memberikan notifikasi otomatis mengenai masa berlaku kontrak sehingga memudahkan perusahaan melakukan pemantauan secara real time. Seluruh dokumen tersimpan dalam arsip digital terpusat yang dilengkapi sistem keamanan dan enkripsi untuk memperkuat perlindungan data pribadi pegawai sekaligus mempermudah proses pencarian dokumen.
Penerapan sistem ini juga mendukung pelaksanaan audit internal dan memperkuat tata kelola administrasi perusahaan secara menyeluruh.
Superintendent Hukum PT Pelindo Daya Sejahtera, Achmad Sidik Jamaludin, mengapresiasi kepercayaan UBS Gold yang memilih PDS sebagai tujuan benchmarking.
"Kami sangat mengapresiasi UBS Gold yang telah memilih PDS sebagai tujuan benchmarking. Semoga apa yang kami bagikan hari ini dapat menjadi salah satu referensi dalam pengembangan sistem di UBS. Di sisi lain, kami juga memperoleh banyak masukan dari diskusi yang berlangsung. Inilah nilai dari benchmarking, bukan hanya berbagi pengalaman, tetapi juga saling belajar untuk terus berkembang," ujar Achmad.
Menurut Achmad, setiap perusahaan memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda dalam menjalankan proses bisnisnya. Oleh karena itu, kegiatan benchmarking menjadi sarana penting untuk saling bertukar pengalaman, memperluas perspektif, sekaligus mendorong lahirnya inovasi yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan.
Bagi PDS, kunjungan tersebut menjadi bukti bahwa transformasi digital yang dikembangkan perusahaan tidak hanya memberikan manfaat bagi operasional internal, tetapi juga dapat menjadi referensi bagi perusahaan lain yang tengah memperkuat tata kelola administrasi serta pengelolaan sumber daya manusia.
Ke depan, PDS berkomitmen terus mengembangkan berbagai inovasi digital sekaligus membuka ruang berbagi praktik baik guna mendukung terciptanya tata kelola perusahaan yang semakin efektif, aman, dan adaptif terhadap perkembangan kebutuhan bisnis.
